5 tips om uw forecasting-proces te verbeteren
Accurate vraagvoorspellingen zijn van belang in de supply chain. Indien er een verkeerde voorspelling is gemaakt, dan kan dit leiden tot grote en kostbare problemen. In dit artikel geven wij vijf tips om uw forecasting-proces zo in te richten dat er zo veel mogelijk fouten worden voorkomen.
Tip 1: Maak een basisprognose
Het hebben van een goede vraagvoorspelling is de basis voor de productie, inkoop, financiën en de planning. Deze voorspelling kunt u met behulp van forecastingsoftware tot stand laten komen. Als u te maken heeft met vele SKU’s (Stock Keeping Units), dan is het niet wenselijk om de voorspelling van alle SKU’s te checken. U kunt in dit geval u beter richten op de uitzonderingen. Waren er in de afgelopen periode grote verschillen tussen prognose en werkelijkheid? Zijn de afwijkingen tussen werkelijkheid en de voorspelling steeds positief of negatief? Hoe verhoudt de prognose zich met een eerdere prognose? Aan de hand van deze vragen kunt u de prognose bijsturen. Deze prognose is vervolgens de basis voor verdere discussie.
Tip 2: Bepaal het niveau van de forecast accuracy
De forecast accuracy is een maatstaaf voor de kwaliteit van de voorspelling. Hoe kleiner het verschil tussen de prognose en de werkelijkheid, des te hoger is de forecast accuracy. De forecast accuracy kan op SKU niveau gemeten worden, maar ook op basis van alle Stock Keeping Units niveau.
Een formule die goed te gebruiken is bij het berekenen van de totale forecast accuracy is als volgt:
U dient het absolute verschil tussen de opgestelde prognose en de werkelijkheid per SKU bij elkaar op te tellen. Vervolgens deelt u dit aantal door de totale prognose. Het meten van de forecast accuracy is van groot belang. Hierbij is de hoogte van het aantal belangrijk, maar het allerbelangrijkste is inzicht te krijgen in het verloop van de forecast accuracy. Met andere woorden: wordt het beter of misschien juist slechter? Deze inzichten geven mogelijkheid tot verbetering indien u weet waar dit verloop vandaan komt.
Er zit verschil in de forecast accuracy per land, per organisatie en per product. Door middel van een naïeve voorspelling, een voorspelling waarbij de prognose voor de volgende periode is gebaseerd op de realisatie van de afgelopen periode, kunt u een indicatie verkrijgen over de forecast accuracy binnen uw organisatie. De totale forecast accuracy kunt u vergelijken met de accuracy opgesteld op basis van de naïeve forecast.
Tip 3: Stel een aparte forecasting afdeling op
Voor de betrouwbaarheid is het van belang om de basisprognose te baseren op historische cijfers, deze moeten zo realistisch mogelijk zijn. Het is niet de bedoeling om bedrijfsdoelstellingen en/of persoonlijke doelstellingen te verwerken in de basisprognose. Wanneer dit wel wordt gedaan dan wordt de vraagvoorspelling namelijk gestuurd naar een taakstellende richting. Dit betekent dat de betrouwbaarheid van de prognose afneemt. Mede om deze rede is het aan te raden een aparte en onafhankelijke afdeling op te zetten voor Forecasting. Deze afdeling is verantwoordelijk voor alle prognoses en is om deze rede betrouwbaarder en het meest ideaal voor uw organisatie. Er is een alternatief om het mogelijk te maken een betrouwbare prognose op te stellen. U kunt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid voor forecast functie opleggen aan de afdeling logistiek of productie.
Tip 4: Organiseer eerst een pre-S&OP vergadering
De pre-S&OP vergadering, wat staat voor Sales & Operational Planning vergadering, dient ter voorbereiding van de S&OP vergadering. Bij deze vergadering zijn vertegenwoordigers aanwezig van de verschillende afdelingen. Hierbij valt te denken aan de afdelingen Marketing, Verkoop, Financiën, Logistiek, Productie en Forecasting. Tijdens deze vergadering wordt het verschil tussen de prognose en de werkelijke verkoop besproken en wordt de oorzaak naar boven gebracht. Ook worden tijdens deze vergadering toekomstige promoties, advertentiecampagnes, prijswijzigingen, nieuwe introducties, uitfasering van oude producten en informatie van klanten besproken. Gebaseerd op al deze informatie en de daarbij gaande discussie kan de basisprognose worden bijgesteld. Deze bijgestelde prognose en de hierbij behorende aannames dienen als input en worden vervolgens als voorstel opgestuurd naar de S&OP vergadering.
Tip 5: Beleg daarna een S&OP vergadering
Tijdens de S&OP vergadering treedt de algemeen directeur als voorzitter op. Alle bovengenoemde afdelingen worden vertegenwoordigd door hun managers. Het doel van deze vergadering is, om met de input vanuit de pre S&OP vergadering, onderlinge afstemming te genereren binnen de organisatie. Deze afstemming dient als input voor verbeteringen binnen de organisatie waaruit resultaatverbetering voortkomt. Verder worden de bedrijfsdoelstellingen besproken waaruit goedgekeurde acties ontstaan. Ook worden er eventuele geschilpunten opgelost en prioriteiten worden vastgesteld. Bovendien wordt de prognose, indien dit nodig wordt geacht, aangepast en vervolgens geaccordeerd. Deze vergadering wordt maximaal één keer per maand gehouden.
