Is goede voorraad belangrijker dan laagste prijs?

Voorraadkosten en de beschikbaarheid van de voorraad

Veel organisatie richten zich op zo laag mogelijke kosten om artikelen in te kopen. Dat lijkt voordelig maar voorraadkosten en de beschikbaarheid van de voorraad zijn minstens zo belangrijk.

Tegenwoordig wordt er van bedrijven veel meer wendbaarheid gevraagd en is de vraag richting inkoop veranderd. Minder inkooporders zijn minder belangrijk dan inkooporders gericht op de wendbaarheid en flexibiliteit van de leverancier.

Consigned stock methode

Een organisatie kan de zogenaamde consigned stock methode gebruiken om wendbaarder te zijn. Hierbij bepaalt en beheert de leverancier voor een groep artikelen de voorraad bij de klant. Hierdoor hoeft de organisatie de voorraad niet zelf aan te schaffen en ligt de verantwoordelijkheid en daarmee het risico van de voorraadhoogte bij de leverancier. Daarnaast zit de leverancier hiermee dichter op het planproces van de organisatie waardoor hij, en daarmee de organisatie, sneller kan inspelen op nieuwe situaties.

Inzicht in verbruik

Bijvoorbeeld door de leverancier een voorspelling van het verbruik te geven waar de leverancier de aanvoer van artikelen op kan afstemmen. Hierdoor kan de leverancier bijvoorbeeld de productie opstarten al voordat de inkooporder naar de leverancier wordt verzonden.

Voorraadbeheer

Een andere oplossing is dat de leverancier zelf voorraad aanlegt waardoor hij sneller op een inkooporder kan reageren. Beide opties vragen vaak om een prijsstijging, omdat de leverancier nu risico’s draagt. Het is hierin de taak van de inkoper om te beoordelen of deze acceptabel is. Overigens hoeft de leverancier niet het volledige risico te dragen, aangezien hij meerdere klanten heeft en daar ook de voorraad voor kan gebruiken.

 

 

 

10 tips voor een goede demand planning en forecasting

10 tips voor een goede demand planning en forecasting

In een snel veranderende wereld is een goede demand planning een echte must. Vele factoren hebben invloed op de uitkomsten van de demand planning. Demand planning is het operationele supply chain management proces dat gebruikt wordt bij het maken van betrouwbare forecasts. Hieronder staan tien tips die kunnen bijdragen aan een goede demand planning.

  1. Zorg voor een helder proces

Omdat demand planning een deel is van de Sales & Operations Planning (S&OP) of het businessplan, en niet een opzichzelfstaande activiteit is, moet het totale proces helder voor iedereen in de organisatie zijn. Creëer een geïntegreerd businessplan dat de rest van de organisatie zal stimuleren om te kunnen voldoen aan de wensen van de klant.

  1. Bepaal op welke niveaus je gaat plannen.

Je kunt analyseren en plannen op basis van productfamilies, klantniveau, of op basis van geografische informatie. Hoe je deze vraag voorspelt en plant is uniek voor je bedrijf, je zult hier vanzelf een fijne en werkende methode in vinden of handige software voor kunnen gebruiken zoals Forecast Pro. Houdt met het plannen rekening met veranderingen in de organisatie als deze ernaar vraagt.

 

  1. Demand Planning is een kwestie van samenwerking

Naast de statistieken als basis, is onderliggende kennis ook van groot belang om te gebruiken. Maak intern daarom samenwerkingsverbanden aan. Als je de reële vraag zo dicht mogelijk benadert, zal de forecast eveneens zo nauwkeurig mogelijk zijn.

 

  1. Onthoud dat Demand Planning niet alleen maar bestaat uit forecasting.

Forecasting is onderdeel van Demand Planning wat zal leiden tot een nauwkeurige inschatting van de toekomstige vraag. Forecasten is niets anders dan voorspellen. Forecast Pro Trac is een programma dat uitstekend kan helpen bij het voorspellen van de toekomstige vraag van een bepaald product. Als organisatie kun je op basis van de forecast  de vraag proberen te beïnvloeden met bijvoorbeeld gerichte marketingacties.

  1. Als je niet kunt meten, kun je evenmin goed beheer voeren.

Meet regelmatig de basis. De Key Performance Indicators (KPI’s) is kwantitatief, meet een doelstelling of Kritische Succesfactor (KSF) en zal de ontwikkeling aangeven (negatief of positief). Als je het niet kunt meten, kun je het niet veranderen

  1. Leid mensen op, voordat je ze traint.

Het besef bij de betrokkenen zal worden vergroot naarmate zij goed zijn opgeleid. Een goede opleiding zal bijdragen aan de nauwkeurigheid. Denk daarbij aan de opleiding Demand planning & forecasting.

  1. Zorg dat je met de juiste gegevens werkt

Als je met de juiste gegevens werkt hoef je deze niet voortdurend in twijfel te trekken en eventueel na te trekken. Bij Demand Planning spelen grote hoeveelheden data een rol om tot een degelijke voorspelling te komen. Mocht je de gegevens niet vertrouwen, dan zul je weer met ‘schone’ data moeten werken voor een heldere Demand Planning. Vertrouw vooral op de cijfers en herzie alleen slechts bij uitzonderingen.  Houdt wel in gedachten dat 80 procent van het rendement behaald wordt door het herzien van 20 procent van de items.

  1. Ga op een positieve manier met fouten in de forecast om.

Een goede statistische voorspelling heeft altijd een standaardafwijking. Dit zorgt ervoor dat je altijd een passende veiligheidsvoorraad hebt. Dit leidt tot goed voorraadbeheer en een hoger servicegraad met uiteindelijk een kleinere totale voorraad.

  1. Implementeer een hoogwaardig demand planning-systeem.

Bedrijven die uitblinken in Demand Management met nauwkeurige forecast en een minimale voorraad blijken volgens een recente Aberdeen-studie tweeënhalf keer zo vaak met een hoogwaardig demand planning-systeem te werken als andere bedrijven.

  1. Demand planning moet gekoppeld zijn met profitability planning en budgetten.

Puur getallen op artikelen in de tijd uitzetten als forecast heeft geen zin als je niet weet wat je budgetten zijn of er een link is met winstgevendheid.

 

Het verschil tussen demand planning, forecasting en S&OP

Het verschil tussen demand planning, forecasting en S&OP

Een goede demand planning hebben is van belang om processen op tijd en met zo laag mogelijke kosten te laten verlopen. Producten moeten beschikbaar zijn, zodat deze bij kunnen dragen aan het behalen van een hogere omzet én voorraad kan overwogen worden om kapitaal te creëren. Om een goede demand planning te maken is een scala aan informatie nodig zodat er een duidelijke forecast gemaakt kan worden. Het einddoel is om te voorzien in bruikbare informatie voor het S&OP proces om ervoor te zorgen dat er een gepaste demand planning is.

Demand planning wordt gezien als het meest frustrerende onderdeel. De volgende aspecten zijn van belang voor een goede en duidelijke demand planning en forecasting.

Snap de vraag naar het product

Dit gaat verder dan de basis van wat voor vraag we zien. Het kan zo zijn dat ieder product een onafhankelijke demand, een afhankelijke demand, inter/intra plant demand en service parts demand heeft. Normaal gesproken is de forecast onafhankelijk en mogelijk service part georiënteerd. Echter moeten allerlei soorten demands worden gepland om ervoor te zorgen dat er beschikbaarheid is ten alle tijden in de supply chain.

Eén van de pijnpunten is schommelingen in de vraag. In het algemeen geldt hier, hoe meer we weten over de vraag naar het  product, hoe beter de forecast zal zijn.

Weet wat demand planning is en hoe forecasting hierin past

Onder demand planning vallen zaken zoals wie is er verantwoordelijk voor het maken van de forecast, wat zijn de producten, waar zijn deze producten in hun levenscyclus, wat is het patroon van de vraag van deze producten, snappen we de schommelingen in de markt en wie voorziet in aanvullende informatie voor een goede forecast?

Begrijp dat demand planning en forecasting verbonden zijn aan S&OP

Demand planning en forecasting zijn geen op zichzelf staande processen. Ze moeten in andere aspecten van de processen worden geïntegreerd om van waarde te kunnen zijn. Eén van deze processen is S&OP. S&OP wordt ook wel omschreven als een proces waarmee de focus wordt gelegd op het waarborgen van een continue afstemming tussen demand, voorraad en levering en fabricage aan de ene kant en tussen de tactische plannen en het businessplan aan de andere kant. Dit alles is bedoeld om ervoor te zorgen dat de operationele processen worden geoptimaliseerd.

Redenen om NIET aan S&OP te doen

De twee meest voorkomende redenen voor organisaties om niet aan S&OP te doen

Het laatste kwartaal van het jaar is de tijd voor organisaties om een financieel plan voor het volgende jaar te concretiseren die gebaseerd is op alle afdelingsbudgetten. Het begint met het vaststellen van de beoogde omzet. Op basis van deze planning kunnen de andere afdelingen van de supply chain anticiperen, waardoor het efficiëntieniveau van de organisatie kan worden verhoogd en de kosten kunnen worden verlaagd.

Het gebeurd regelmatig dat de commerciële plannen worden vergeten in dit proces. De oorzaak hiervan is dat de prognoses (betreffende marktaandeel, vraag en klanten) vaak te positief zijn en niet concreet genoeg zijn opgesteld.

Om tot een overeenstemming te komen over het plan, zijn processen ontstaan en doorontwikkeld. Denk hierbij aan het proces van forecasting naar demand planning naar S&OP en uiteindelijk naar integrated business planning. Het probleem is echter dat veel organisaties deze processen niet toepassen. Zij zijn ervan bewust dat deze processen van belang zijn voor de organisatie, maar de implementatie wordt niet doorgevoerd.

Er zijn twee redenen waarom de implementatie niet wordt doorgevoerd, namelijk de organisatie en de systemen.

Veel organisaties zijn functioneel ingedeeld, maar communiceren horizontaal. Hierdoor ontstaat er miscommunicatie. Hoewel iedereen het bedrijfsbelang hoog in het vaandel heeft staan, werken alle medewerkers aan de prestaties binnen de eigen afdeling. Doordat er alleen naar de eigen afdeling wordt gekeken, wordt het optimale resultaat misgelopen. Een horizontaal, multidisciplinair proces zou een bijdrage kunnen leveren aan de prestaties. Het probleem is echter dat deze benadering ook proces verlamming en chaos met zich mee kan brengen. Om deze reden kijken organisaties te veel naar het verleden en gaan zij ervan uit dat dit tevens een garantie voor de toekomst met zich mee brengt. Het verleden geeft echter geen zekerheid voor de toekomst. Dit blijkt uit de regelmatig tegenvallende resultaten en het afnemende vertrouwen.

Indien een organisatie er klaar voor is om multidisciplinair te functioneren, dan is er gereedschap nodig om de verscheidenheid en volume bij elkaar te houden en verbanden te leggen. Het moet namelijk allemaal bij elkaar komen in één plan. Veel bedrijven gebruiken hiervoor een demand planner. De demand planner zorgt ervoor dat de informatie van de verschillende afdelingen samengevoegd worden in één plan.

Dit plan wordt vervolgens opgevolgd en bijgestuurd daar waar noodzakelijk. Hierbij moet in gedachten worden gehouden dat de demand planner zoveel informatie toegestuurd krijgt en het mogelijk is dat dit niet allemaal betrouwbaar of bruikbaar is. Het belang van een strategisch plan voor een onderneming is groot. De grote ERP systemen geven hierin echter nog maar weinig ondersteuning en dit is nog een reden voor organisaties om niet aan S&OP te doen.

Forecast Pro voor forecasting

Forecasting is voor veel ERP-systeemaanbieders een lastig terrein. Het vraagt om hoogwaardige statistische kennis om op dit gebied te kunnen functioneren. Hier speelt Forecast Pro op in met haar specialisatie op het gebied van forecasting. Forecast Pro is een applicatie die kan worden gezien als het ultieme systeem wat volledig is ingericht om S&OP effectief en efficiënt te ondersteunen. Het systeem kan door verschillende disciplines afzonderlijk worden bewerkt. Door de deelplannen samen te voegen ontstaat er een masterplan. Ook is het mogelijk dat iedereen afzonderlijk in het masterplan werkt. De omzet kan op ieder gewenst niveau worden gevolgd. Het systeem geeft de mogelijkheid bottom-up en top-down te werken en je kunt een financieel budget invoeren en dit laten vertalen tot een verwachte omzet op productniveau. De expert selectie zorgt ervoor dat het beste passende statistisch model (op basis kleinste voorspelfout) wordt gebruikt om een baseline forecast te berekenen.